METODE 5W1H: MANAJEMEN PROYEK PENDEFINISIAN DAN PENERAPAN

Cgkata: Di tempat kerja, termasuk sekolah maupun observasi, penting untuk menanyakan pertanyaan yang tepat. Dalam setiap situasi, Anda harus memahami dan mengevaluasi setiap konteks, tujuan, dan kendala. Analisis mendetail dari setiap fakta ini memungkinkan Anda mendekati masalah dengan cara terbaik.

Untuk mencapai pemikiran Metodologi ini, Anda harus menggunakan alat yang sederhana, andal, dan serbaguna ini: metode 5W1H.

Temukan metode ini serta 4 analisis contoh penerapannya selama penerapan Manajemen Proyek (Project Management) pada artikel cgkata.blogspot.com.

DEFINISI

Atau dikenal sebagai metode bertanya atau metode Lima W, 5W1H adalah akronim atau singkatan dari cgkata di mana setiap huruf sesuai dengan pertanyaan: apa (What), siapa (Who), dimana (Where), kapan (When), mengapa (Why) dan Bagaimana (How).

Teknik ini memungkinkan Anda untuk memahami situasi, melihat masalah dengan menganalisis semua aspek. Sebagaimana dijelaskan oleh para ahli teknik penjualan maupun pemasaran: “Metode 5W1H memungkinkan Anda membedakan informasi yang diperlukan untuk lebih memahami, mencakup, mengklarifikasi, menyusun, membingkai situasi; karena cara berpikir ini memungkinkan Anda menjelajahi semua dimensi dari perspektif yang berbeda ”.

Alat ini sangat populer di kalangan jurnalis sementara juga digunakan dan diterapkan pada konteks yang berbeda seperti di sekolah dengan mapel Bahasa Indonesia terkait Observasi. (Baca: Apa perbedaan antara observasi dengan konservasi?) Ini akan membantu Anda mengajukan pertanyaan yang tepat, memperluas pertanyaan Anda dan mendapatkan informasi yang tepat, yang pada gilirannya membantu Anda menemukan solusi terbaik. Metode ini memungkinkan Anda untuk memandu semua anggota tim Anda dan mengumpulkan semua elemen faktual yang diperlukan untuk pemahaman yang lengkap dan obyektif.

4 Contoh penerapannya selama Manajemen Proyek:

Metode 5W1H populer, sederhana dan mudah digunakan. teknik ini dapat digunakan dalam berbagai situasi. Berikut ini beberapa contohnya.

1. Untuk menentukan proyek Anda

Sebelum memulai sebuah proyek, ada baiknya untuk mengatur dan yang terpenting, untuk mengetahui semua detail proyek.

Metode pertanyaan ini adalah alat yang berguna untuk mendefinisikan semua aspek proyek dari Project Management sebelum memulai.

apa (What)? : Apa proyeknya? Apa tujuannya?
siapa (Who)? : Siapa kliennya? Siapa penggunanya? Siapa anggota tim?
dimana (Where)? : Dimana proyek akan berlangsung?
kapan (When)? : Kapan tanggal pengirimannya? Kapan itu akan dimulai? Berapa lama itu bertahan?
Bagaimana (How) :? Sarana keuangan, SDM dan teknis apa yang telah disiapkan untuk membuat proyek? Dengan cara apa Anda akan maju?
Berapa banyak (How Much) ?: Berapa anggaran yang Anda miliki? Apa saja keterlambatan realisasinya?
Mengapa (Why) ? : Mengapa proyek ini dimulai? Apa alasannya? Apa tujuannya?

2. Untuk memecahkan masalah

Metode 5W1H adalah alat penyelesaian masalah yang tak tergantikan karena ini memungkinkan Anda untuk memahami situasi yang berpotensi bermasalah dengan mengajukan pertanyaan yang tepat.

apa (What): deskripsi masalah;
siapa (Who): pihak yang bertanggung jawab;
dimana (Where): lokasi masalah;
kapan (When): karakteristik masalah yang bersifat sementara (pada titik waktu apa, seberapa sering)
Bagaimana (How): efek dari masalah tersebut?
Mengapa (Why) : alasan, penyebab masalah?

3. Memimpin rapat atau bertukar pikiran

Untuk meningkatkan produktivitas, rapat (seperti curah pendapat) harus disiapkan, memiliki tujuan, agenda, dan diatur. Jika tidak terstruktur dengan benar, rapat dapat dengan cepat kehilangan akal sehat dan berlarut-larut, menjadi memakan waktu dan sama sekali tidak produktif.

Metode bertanya memungkinkan Anda untuk secara tepat menentukan topik pertemuan. Anda juga dapat mengirim undangan ke semua peserta. Selanjutnya, setiap peserta memiliki informasi yang sama (penundaan, siapa melakukan apa, apa prioritasnya, dll) dan berkonsentrasi pada tujuan pertemuan. Anda menghindari kehilangan waktu dengan pertanyaan yang tidak berguna dan Anda langsung membahas intinya.

Metode 5W+1H juga sangat berguna saat membuat notulen rapat.

4. Mengintegrasikan komunikasi atau strategi pemasaran

Dalam manajemen proyek, seperti di banyak sektor lainnya, komunikasi adalah kunci untuk kolaborasi yang efektif dan sukses. Metode 5W1H sangat berguna dalam pemasaran dan komunikasi dengan membantu Anda menentukan jenis rencana tindakan yang harus dibuat.

Pada dasarnya, jenis alat ini memungkinkan Anda untuk menentukan:

apa (What): Apa masalah Anda? Produk dan layanan apa yang akan Anda gunakan untuk berkomunikasi?
siapa (Who): Siapa target Anda? Kepada siapa Anda akan berkomunikasi? Anggota tim Anda yang mana yang akan mengawasi berbagai pekerjaan?
dimana (Where): Di mana Anda akan memperoleh informasi yang Anda butuhkan? Di mana tempat Anda ingin berkomunikasi?
kapan (When): Seberapa sering Anda berkomunikasi? Apa jadwalnya?
Bagaimana (How): Apa alat komunikasi yang akan Anda gunakan (situs web, media sosial, acara, brosur, Reklame, Leaflet, flyer dan lainnya)?. (Baca: PERBEDAAN ANTARA LEAFLET DAN FLYER)
Mengapa (Why) : Apa keuntungan dari produk / layanan yang Anda komunikasikan? Apa tujuan dari strategi komunikasi ini?

Kesimpulan

Sangat populer di kalangan jurnalis sementara juga digunakan dan diterapkan pada konteks yang berbeda seperti di sekolah dengan mapel Bahasa Indonesia terkait Observasi, metode 5W1H memungkinkan Anda untuk menyusun pemikiran Anda dan mengajukan pertanyaan penting untuk memecahkan suatu situasi. Dalam hal manajemen proyek, ini adalah alat yang tak tergantikan yang dapat digunakan dalam berbagai konteks: membuat rencana komunikasi, mendefinisikan proyek, atau bahkan manajemen krisis. Demikianlah artikel yang dapat dibagikan cgkata.blogspot.com, Karena di tempat kerja, termasuk sekolah maupun observasi, penting untuk menanyakan pertanyaan yang tepat dalam penerapan observasi.